Єдине вікно: як працювати з вхідними заявками

д.м.р.

Розділ Вхідні — це єдине вікно повідомлень, де збираються заявки з усіх підключених каналів: Telegram, WhatsApp, Viber, форми сайту та живого чату. Більше не потрібно перемикатися між застосунками — усе листування з клієнтами в одному списку. Працювати з вхідними можуть і Власник, і менеджери.

У цій статті ви розберетеся, як влаштоване єдине вікно та як за пару хвилин обробити заявку: відповісти клієнту, узяти її в роботу, призначити відповідального та змінити статус.

Як влаштоване єдине вікно

Відкрийте розділ Вхідні (це стартовий екран кабінету). Ліворуч — список заявок. Кожен рядок — це окрема заявка зі значком каналу, ім’ям або телефоном клієнта, останнім повідомленням, статусом і міткою непрочитаних. Нові повідомлення з’являються в списку автоматично, без перезавантаження сторінки, а лічильник непрочитаних видно прямо в меню ліворуч.

📷 Знімок екрана: розділ Вхідні — список заявок з усіх каналів зі значками месенджерів, статусами та мітками непрочитаних

Клацніть будь-яку заявку — праворуч відкриється вся історія листування з клієнтом і його картка. Звідси доступні всі дії із заявкою: відповідь, нотатки, узяття в роботу, призначення та зміна статусу.

Як обробити заявку

Типовий порядок роботи з вхідною заявкою виглядає так:

У розділі Вхідні виберіть заявку зі списку — наприклад, нову, з міткою непрочитаного повідомлення.
Прочитайте історію листування та картку клієнта праворуч, щоб зрозуміти контекст звернення.
Натисніть Взяти, щоб узяти заявку в роботу та показати команді, що ви нею займаєтеся.
Напишіть відповідь і натисніть Відповісти — повідомлення піде клієнту тим самим каналом, з якого надійшла заявка. За потреби прикріпіть файли або медіа.
Якщо потрібно, додайте Нотатку — це внутрішній коментар для команди, клієнт його не бачить.
Натисніть Змінити статус і виберіть відповідний етап воронки — так ви відзначите просування заявки.
Якщо заявкою має зайнятися інший співробітник, натисніть Призначити та виберіть менеджера.

📷 Знімок екрана: картка заявки — історія листування, поле відповіді, кнопки Нотатка, Взяти, Призначити та Змінити статус

💡 Відповідь через кнопку Відповісти завжди йде тим самим каналом, яким звернувся клієнт. Відповідати з окремого застосунку месенджера не потрібно — усе листування ведеться в єдиному вікні.

Додаткові дії із заявкою

Окрім основного сценарію, у картці заявки доступні ще дві дії:

WhatsApp-шаблон — для заявок із WhatsApp можна надіслати заздалегідь підготовлений шаблон. Це зручно, коли минуло більше доби з останнього повідомлення клієнта й діє правило 24-годинного вікна.
Позначити «зателефонував» — якщо ви зв’язалися з клієнтом телефоном, позначте це в заявці, щоб у команди залишилася історія контакту.

Заявки в списку розподіляються за статусами вашої воронки, а всі клієнти, які вам писали, автоматично потрапляють до бази контактів з повною історією листування. Щоб у єдине вікно потрапляли повідомлення з месенджерів, спершу підключіть потрібні канали в Налаштуваннях.

Часті запитання

Клієнт побачить мою нотатку?

Ні. Нотатка — це внутрішній коментар для команди. Клієнту йде лише те, що ви надсилаєте через кнопку Відповісти.

Чи потрібно оновлювати сторінку, щоб побачити нові повідомлення?

Ні. Єдине вікно оновлюється в реальному часі: нові заявки та повідомлення з’являються самі, а лічильник непрочитаних у меню оновлюється автоматично.

Чим відрізняються «Взяти» та «Призначити»?

Взяти — ви берете заявку на себе. Призначити — передаєте її іншому менеджеру, щоб зверненням зайнявся потрібний співробітник.

Зберіть усі заявки в одному вікні

Підключіть месенджери, форму сайту та чат — і обробляйте звернення з єдиного вікна. 14 днів безкоштовно, без оплати сьогодні.

Почати безкоштовно →